การนำเสนออย่างมีประสิทธิภาพ

Effective Presentation

วิทยากร: ธานี เทพวัลย์

ก่อนม่านเปิด (ก่อนการนำเสนอ)

  • สมองของมนุษยืเราเริ่มทำงานตั้งแต่ปฏิสนธิและไม่เคยหยุดทำงานเลย จนกระทั่งถึงวินาทีที่จะต้องขึ้นมาพูดต่อหน้าสาธารณะ (ขำๆ)

ช่วงนำเสนอ

  • สื่อด้วยภาษากาย
    • กานแต่งกายและลักษณะที่ปรากฎแก่สายตา
      • 90% ถูกปกคลุมด้วยเครื่องแต่งกาย
        • การแต่งกายของสุภาพบุรุษ
          • ไม่ควรเอาอะไรใส่กระเป๋าเสื้อ กางเกงให้รุงรัง
        • การแต่งกายของสุภาพสตรี
          • เสื้อผ้า หน้า ผม (ให้เหมาะ)

      • ข้อแนะนำ: แต่งกายให้ดีกว่าผู้ฟังระดับหนึ่ง (ถ้าผู้ฟังใส่เสื้อนอกแล้วเราไม่ต้องใส่สองตัว…ฮา)
      • รองเท้า: หุ้มปลายเท้าและส้น ขัดให้สะอาดดูดี
    • การสื่อสารทางสายตา
      • สบตาผู้ฟัง
ไม่ควรใส่แว่นดำ
      • ควรให้ผู้ฟังเห็นตาผู้พูด
      • ต้องฝึก ควรมองให้ทั่วทั้งห้อง ไม่ควรมองกวาดไปกวาดมาตลอดเวลา
      • มองผู้ฟังจะรับทราบได้ว่าผู้ฟังฟังอยู่ หรือเข้าใจหรือไม่
    • การทรงตัวและการเคลื่อนไหว
      • ห้ามล้วงแคะแกะเกา
ท่ายืน
      • ยืนตัวตรง ลงน้ำหนักทั้งสองข้าง ไม่เท้าหน้า เท้าหลังกับโต๊ะให้ดูไม่สุภาพ
      • สิ่งที่ถือออกมา อย่าให้เกะกะ ถือมาแล้วควรใช้
ท่านั่ง
      • นั่งครึ่งเก้าอี้ ตัวจะตรง
      • มือวางบนโต๊ะ อาจถือปากกาได้
      • อย่าถอดรองเท้าตอนไปบรรยายหรือนำเสนอแบบนั่ง
    • ท่าทางและการแสดงออกด้วยสีหน้า (มนุษย์เชื่อตามากกว่าเชื่อหู)
      • ยิ้มได้ก็ยิ้มหน่อย สร้างบรรยากาศที่ดีให้กับการบรรยายด้วย
      • นั่งตัวตรงๆ ให้ดูผู้ประกาศข่าว (ปิดเสียงดู) เป็นตัวอย่าง
ท่าทางและการแสดงออก
ท่าประกอบการบรรยาย
      • ท่าทางประกอบการบรรยายสามารถทำได้ สอดคล้องกับเรื่องที่พูด และเป็นธรรมชาติ ไม่ควรแกว่งไปมาอย่างไม่มีความหมายรบกวนการฟังการดู
  • สื่อด้วยภาษาพูด
    • ภาษาที่ใช้
      • ระดับเสียง ดังพอเหมาะ ชัดเจน
      • ศัพท์เทคนิค และคำย่อ ฟังรู้เรื่อง (ถ้าใช้ภาษาอื่น ภาษาต่างชาติ) การออกเสียงถูกอักขระวิธีของภาษานั้นๆ คำควบกล้ำ สำเนียง
      • ภาษาถิ่น
      • ไม่ควรก้าวร้าว อุทาน ตกใจ ประชด สบถ
      • คุณภาพของเสียง ไม่แหลมไม่ทุ้มเกินไป ฝึกฝนได้
      • การเน้นเสียง เพื่อแสดงความสำคัญ ไม่เน้นทุกคำ ไม่ควรพูดราบเรียบไปจนน่าเบื่อ
    • การหยุดวรรค
      • การทิ้งจังหวะ ไม่หยุดกลางประโยค
      • การใช้ช่วงเงียบ รอดูการตอบสนองจากผู้ฟัง
    • และภาษาที่ไม่เป็นคำ (เอ่อ อ่า นะครับ นะค่ะ ใช่ไม่ใช่ เสียงประกอบอื่นๆ)
      • วาสนาของคำพูด (อ่านว่า “วา สะ นา”) หมายถึงความเคยชิดในการใช้คำว่า “นะครับ” ท้ายประโยคที่ฝังลึก
  • การใช้อุปกรณ์
    • ไมโครโฟน
      • ไมโครโฟนมีหลายประเภท ควรรู้จักการทำงานของไมโครโฟนที่จะใช้ (ทดสอบหากไปถึงก่อนเวลา) เช่นบางประเภทจะต้องเปิดค้างไว้ประมาณ 5 วินาทีถึงจะทำงาน
      • ท่าทางการถือไมโครโฟน ให้ถือแบบปกติ ไม่เลียนแบบนักร้อง
      • การทดสอบไมโครโฟน ไม่ควรพูด “ฮัลโหลๆ เทสต์ๆ” ไม่ควรเคาะ ไม่ควรเป่า ให้พูดเป็นคำภาษาธรรมดาในการทดสอบเช่นสวัสดี
      • ควรระวังเมื่อวางไมโครโฟน ที่อาจกลิ้งตกจากที่วาง หรือขาไมโครโฟน
      • หากเป็นไมโครโฟนแบบมีสาย ไม่ควรม้วนสายเล่น หรือแกว่งไปมา และไม่ควรเดินไปเดินมาให้สายพันขา
      • หากเป็นการนั่งบรรยาย ให้เลื่อนไมโครโฟนเข้าหาตัว ไม่ควรที่จะต้องโน้มตัวไปหาไมโครโฟนเวลาพูด และไม่ควรให้ไมโครโฟนบังหน้าตาผู้บรรยาย
      • หากเป็นไมโครโฟนที่ติดไว้กับตัว อย่าลืมปิดหรือคืนไมโครโฟนก่อนไปเข้าห้องน้ำ หรือบรรยายเสร็จ
    • จอภาพ
      • ไม่ใช้ปากกาขีดเขียนบนฉากรับภาพ
      • ไม่ยืนบังฉากรับภาพ เช่นยืนอยู่หน้าเครื่องโปรเจกเตอร์
    • ตัวชี้ (pointer)
      • ไม่ควรชี้ค้างไว้นานๆ และวนไว้นานๆ
      • แนบมือกับลำตัวเพื่อให้นิ่ง และไม่สั่น หรือใช้อีกมือหนึ่งประคอง
      • ถ้าเป็นการชี้บนเอกสาร ไม่ควรใช้นิ้วมือชี้ ให้หาปากกาหรือวัตถุอื่นมาช่วยในการชี้
  • การดึงผู้ฟังเข้ามามีส่วนร่วม
    • เป็นศิลปะส่วนบุคคล ต้องฝึกฝนและเรียนรู้
  • การมีอารมณ์ขัน
    • การมีอารมณ์ขัน ควรสุภาพ และรู้กาละเทศะ
  • ความเป็นตัวตนตามธรรมชาติ

การสรุปปิดท้ายให้เกิดความประทับใจ

  • สรุปเนื้อหาประเด็นสำคัญ ที่ผู้ฟังควรทราบและจำกลับไปหลังบรรยายจบ
  • ช่วงถามตอบ
    • ฟังคำถามให้จบ
    • คิดก่อนตอบคำถาม
    • ทวนคำถาม อาจเพื่อซื้อเวลาคิดเพิ่ม หรือเพื่อดูว่าเข้าใจตรงกันกับผู้ถามหรือไม่ และเพื่อให้ผู้อื่นที่ไม่ได้ยินคำถามตั้งแต่ต้นได้ทราบคำถามด้วย
    • ควบคุมอารมณ์ ไม่ทะเลาะกับผู้ที่ถาม (ยอมรับไปก่อน เช่นบอกว่าจะไปลองกลับไปพิจารณาใหม่)
    • ห้ามแก้ตัว

หลังจบการบรรยาย

  • ควรมีการประเมินผลการบรรยาย
    • ประเมินด้วยตนเอง
    • ประเมินโดยผู้อื่น
      • แบบสอบถาม
      • หรือผ่านการรับฟังความคิดเห็นจากเฟื่อนร่วมงาน
    • ประเมินอะไร
      • ประเมินตามวัตถุประสงค์ของการบรรยาย
        • ประสิทธิภาพของการพูด ดูที่ผู้พูด
        • ประสิทธิผลของการพูด วัดจากผู้ฟัง
            • เกิดความพึงพอใจหรือไม่ ซึ่งขึ้นอยู่กับว่าผู้ฟังได้ฟังเรื่องที่ต้องการฟัง ผ่านการบรรยายที่มีคุณภาพ ภายใต้บรรยากาศที่ดี จดจำ และนำไปใช้ได้หรือไม่

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง:

Advertisements

การนำเสอนอย่างมีประสิทธิผล

วิทยากร ธานี เทพวัลย์

ความสำคัญของการนำเสนอ

  • ช่วยการปฏิบัติงานในหน้าที่
  • ช่วยส่งเสริมความก้าวหน้าในอาชีพการงาน
  • ช่วยส่งเสริมภาวะผู้นำ
  • เป็นที่ยอมรับนับถือ

การนำเสนอ

  • เสนอหน้า
    • เป็นการเสนอตัวเองให้ผู้ฟังรู้จัก เห็น และยอมรับ
  • การเสนองาน
    • เป็นการเสนอความคิดที่มีสาระ เป็นประโยชน์กับผู้ฟัง เพื่อให้รู้ เห็นด้วย และปฏิบัติตาม

ความหมายของการนำเสนอ

  • เป็นการนำเสนอ เนื้อหา โดยใช้บุคลิกภาพ วิธีการพูด ท่าทาง อากัปกิริยา และการใช้สื่อให้เป็นไปเพื่อส่งเสริม ความกระจ่าง ชัดเจน ความน่าเชื่อถือ น่าสนับสนุนเนื้อหานั้นๆ

ลักษณะของเนื้อหา

  • เป็นข้อมูล ความรู้ ประสบการณ์ เพื่อให้ผู้ฟังเข้าใจ นำไปใช้ประโยชน์
  • เป็นความเห็น ข้อเสนอแนะ เพื่อให้ผู้ฟังเห็นด้วย นำไปปฏิบัติ
  • เป็นความรู้ความสามารถของเรา เพื้อให้ผู้ฟังยอมรับนับถือ

หัวใจของการนำเสนอ

  • ผู้ฟังต้องการอะไร
  • ดูภาพรวมของการนำเสนอ ประกอบด้วยส่วนของผู้ฟังและผู้พูด เนื้อหาและวิธีการนำเสนอ สื่อ และสถานที่
    • ผู้ฟังต้องการอะไร มีความคาดหวังอะไร
    • ฟังแล้วเข้าใจง่าย จำได้ง่าย
    • ฟังแล้วเป็นประโยชน์
    • ผู้ฟังควรมีความรู้สึกที่ดีต่อผู้นำเสนอ ให้เกียรติผู้พูด
    • ผู้ฟังควรตรงต่อเวลา
    • สร้างบรรยากาศที่ดีต่อผู้พูด
  • หน้าที่ของผู้พูด
    • เลือกเนื้อหาให้ตรงความต้องการ ความคาดหวังของผู้ฟัง (ในกรณีของการสอนนักเรียน ผู้พูดก็คงต้องเลือกให้)
    • เรียงลำดับ ชัดเจน กระชับ
    • เป็นประโยชน์ต่อผู้ฟัง เน้นผู้ฟังเป็นศูนย์กลาง
    • ทำตัวให้เหมาะสมให้เกียรติผู้ฟัง บุคลิกดี ใช้สื่อเป็น
    • พูดได้น่าสนใจ น่าติดตาม
    • รักษาเวลา ตรงต่อเวลา
    • ฝึกซ้อม เตรียมตัวมาอย่างดี เตรียมพร้อม
    • สร้างบรรยากาศที่ดีในการบรรยาย
    • เตรียมสถานที่ให้ดี แสง อุณหภูมิ ความชื้น กลิ่น ที่นั่งฟัง ฯลฯ ถ้าเป็นเจ้าภาพด้วย

ขั้นตอนการดำเนินการ (ในส่วนของผู้พูด เพราะคงไปทำอะไรกับผู้ฟังไม่ได้)

  • ก่อนการนำเสนอ
    • วิเคราะห์สถานการณ์ เรื่องผู้ฟัง ผู้รับข้อมูล สภาพการณ์ วางแผนเตรียมการ เนื้อหา สื่อ ผู้นำเสนอ
  • ช่วงนำเสนอ
    • เริ่มต้น (สร้างศรัทธา) ถ่ายทอด (ทำให้ราบรื่น) ลงท้าย (ให้ประทับใจ)
  • หลังการนำเสนอ
    • ประเมินผล และพัฒนา

ก่อนการนำเสนอ

  • วิเคราะห์สถานะการณ์
    • เสนอเรื่องอะไร ใครฟัง เสนอในสภาพการณ์แบบไหน
      • พูดเรื่องอะไร สำคัญแค่ไหน
      • เรามีความรู้ในเรื่องที่พูดเพียงไร
      • ผู้ฟังเป็นใคร เขาคาดหวังอะไร
      • สิ่งที่เราจะพูดนั้นตรงกับความคาดหวังของเขาหรือไม่
      • เราคาดหวังอะไรจากการพูด
      • จะใช้สื่ออะไร
      • มีเวลาพูดเท่าไร พูดที่ไหน
  • วางแผนและเตรียมการ
    • เค้าโครงเนื้อหา
      • ครบถ้วน ถูกต้อง ทันสมัย กระชับ น่าเชื่อถือ เรียงลำดับเป็นประเด็นชัดเจน
    • สื่อ มีคุณภาพ เหมาะสม ใช้สื่อเป็น และคล่อง
      • มนุษย์ใช้เครื่องมืออะไรในการเรียนรู้?
        • ตา หู ใจ จมูก ลิ้น กาย
      • เตรียมสื่อโดยคำนึงถึงผู้ฟังเป็นหลัก ทำทุกวิถีทางให้ผู้ฟัง ได้ฟัง ได้เห็น ชัดเจนที่สุด
        • สื่อที่ใช้กัน กระดานดำ กระดาษขาว flipchart แผ่นใส สไลด์ ฟิล์ม วีดิโอ รวมเป็นคอมพิวเตอร์แทบจะหมดแล้ว
        • สื่อเห็นชัดเจน ข้อความสั้น กระทับ สะอาดหูสะอาดตา ชวนมองชวนติดตาม ชวนฟัง
        • เตรียมสื่อให้ตรงกับเรื่อง เพื่อสนับสนุนในการนำเสนอ ใช้อย่างมีประสิทธิภาพ ปริมาณพอเหมาะกับเวลา ผู้ฟังสัมผัสได้ดี
        • ตรวจสอบเอกสารเพื่อความถูกต้อง ทั้งบนสื่อ และเอกสารประกอบการบรรยาย ตรวจการสะกด
        • ตรวจสอบอุปกรณ์ให้ครบ (ต้องใช้โน้ตบุ๊ค สายไฟ ที่แปลงปลั๊ก) ใช้งานได้จริง
    • ผู้นำเสนอ ฝึกซ้อม เตรียมพร้อม
      • ซ้อม จับเวลา เช่นถ่ายวิดีโอตัวเองเอาไว้
      • เตรียมทีมงาน
      • เตรียมสภาพร่างกาย
      • เตรียมสภาพจิตใจ
      • เตรียมสภาพแวดล้อม ล่วงหน้า โดยไปก่อนเวลา

ช่วงการนำเสนอ

  • ศรัทธา ราบรื่น ประทับใจ
  • เค้าโครงมาตรฐาน
    • เริ่มต้น …ให้ศรัทธา
      • ส่วนนำ (introduction)
        • เราต้องการจะบอกอะไรแก่ผู้ฟัง (tell them what you will tell them)
        • การทักทาย สร้างบรรยากาศ
        • แนะนำตัว (อาจมีผู้อื่นแนะนำตัวให้)
        • ระบุเรื่อง
        • ระบุวัตถุประสงค์
        • ระบุประเด็นหลัก
    • ถ่ายทอดเนื้อหา …ให้ราบรื่น
      • บอกเล่ารายละเอียดที่เตรียมมา (tell them)
        • ประเด็นหลักที่ 1….
        • ไม่ควรเกิน 3-5 ประเด็นหลัก ถ้ามากกว่านี้จำยาก
        • เชื่อมโยง
    • ลงท้าย …ให้ประทับใจ
      • บอกเขาอีกทีว่าเทื่อกี้ได้บอกอะไร (tell them what you told them)
        • สรุปประเด็นสำคัญ
        • ย้ำประโยชน์ที่ผู้ฟัง องค์กรจะได้รับ
        • ระบุสิ่งที่ต้องการให้ทำ ตัดสินใจ (เช่นขออนุมัติไหม)
        • ตอบคำถาม
        • ขอบคุณ

หลังการนำเสนอ

  • ประเมินผล ในระหว่างและหลังการนำเสนอ
  • พัฒนาตนอย่างต่อเนื่อง หมั่นฝึกตน

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง:

การผลิตสื่อเพื่อการนำเสนอที่มีประสิทธิผล

วิทยากร: ธานี เทพวัลย์

สื่อแบบ PowerPoint

  • ตัวใหญ่เห็นชัดถนัดตา (big)
  • เรียบง่าย (simple)
  • อ่านง่าย เข้าใจง่าย (clear)
  • เป็นขั้นเป็นตอน (progressive)
  • อยู่กับร่องกับรอย (consistency)

ตัวใหญ่เห็นชัดถนัดตา (big)

  • 1 สไลด์มี 7 บรรทัด
  • ถอยห่างจากจอ 2 เมตรแล้วลองอ่านดู (6-8 เท่าความสูงของจอ)

  • หรือพิมพ์ใส่กระดาษ วางบนพื้น แล้วยืนดูก็พิจารณาได้คร่าวๆเหมือนกัน

เรียบง่ายดูดี (simple, clear)

  • ไม่ควรใช้ลูกเล่นสีสันมากเกินไป

  • ไม่ควรเต็มไปด้วยตัวอักษร

  • ควรนำคำสำคัญมาทำเป็นหัวข้อๆ
  • เปลี่ยนข้อมูลตัวเลขให้ดูง่าย ทำเป็นตาราง ทำเป็นกราฟ
  • ภาพแปลกๆที่ไม่เกี่ยวกับเรื่อง ไม่ควรใส่เข้ามา
  • ไม่ควรใส่ภาพเคลื่อนไหวไปดึงความสนใจจากสิ่งที่ต้องการจะสื่อ
  • เสียงที่ไม่จำเป็นอาจทำให้คนฟังรำคาญ
  • เสียงอาจใช้ได้ตามความเหมาะสม เช่นกระตุ้นหรือเปลี่ยนบรรยากาศเมื่อบรรยายเป็นเวลานาน
  • การใช้ภาพเคลื่อนไหวไม่ควรช้ามากจนทำให้เกิดความอึดอัด
  • ไม่ควรใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดในภาษาอังกฤษ
  • ควรใช้ตัวอักษรฟอนต์พวก Sans Serif แทนฟอนต์ที่มีหาง และตัวอักษรมีความหนาไม่เท่ากัน เช่น Serif หรือ Times
  • การเน้นข้อความ ใช้สีที่แตกต่างกันเน้นแทนการขีดเส้นใต้ที่อาจหมายถึง hyperlink
  • การใช้ bullet และตัวเลข (เหมาะสำหรับการเป็นขั้นตอน)
  • การใช้สีของตัวอักษรให้ตัดกับพื้นหลังอย่างชัดเจน เช่นตัวอักษรสีเข้ม พื้นสีอ่อน หรือตัวอักษรสี่อ่อนบนพื้นสีเข้ม
  • รูปภาพ มีขนาดพอเหมาะ ตำแหน่งที่วางรูปเหมาะสม ให้เป็นศิลปะ

เป็นขั้นเป็นตอน (progressive)

  • ทำให้ชวนติดตาม ไม่สับสน

อยู่กับร่องกับรอย (consistency)

  • การทำให้อยู่ในแบบแผนเดียวกัน เช่นการใช้ bullet point ที่เป็นแบบเดียวกัน หรือเลือกเปลี่ยนบางอันเพื่อเน้น ไม่ควรเปลี่ยนไปเปลี่ยนมา
  • การใช้สีเน้นข้อความควรเป็นรูปแบบเดียวกันทั้งการนำเสนอ

การทำโปสเตอร์เพื่อการนำเสนอที่มีประสิทธิผล

  • โปสเตอร์เป็นเครื่องมือสื่อความทางสายตา เพื่อนำเสนอข้อมูลไม่ใช่เป็นการแสดงรูปภาพแต่เพียงอย่างเดียว
  • หลักการนำเสนอด้วยโปสเตอร์
    • ให้โปสเตอร์พูดแทนเรา
    • แต่ไม่ได้หมายความว่าเราหายตัวไปได้
    • โปสเตอร์ที่ดีจะช่วยเริ่มต้นการสนทนาแลกเปลี่ยน
    • สื่อประเด็นสำคัญของเราให้ผู้ชมรับทราบ
    • ใช้หลักการผลิตเช่นเดียวกับ PowerPoint ได้
  • ส่วนประกอบ
    • หัวเรื่อง (title) ขนาดตัวอักษรใหญ่ เห็นชัดเจน
    • ส่วนนำ (introduction)
    • ทฤษฎี วิธีปฏิบัติ
    • ผลลัพท์
    • สรุป
  • การวางรูปแบบ (ขึ้นอยู่กับว่าโปสเตอร์เป็นแนวตั้งหรือแนวนอน)
    • ตัวอักษร 20% ของพื้นที่
    • กราฟฟิค 40%
    • ที่ว่าง 40% ทำให้น่าดูกว่าเต็มไปด้วยภาพและตัวอักษร

  • ข้อควรจำ
    • ไปก่อนเวลา
    • อย่าลืมเอาโปสเตอร์ไปจากบ้าน
    • นำเครื่องมือ อุปกรณ์ สำหรับติดโปสเตอร์ไปเอง
    • ติดให้ได้ฉาก อย่าให้เอียงน่าเกลียด
    • อย่าลืมนำเอกสารเพิ่มเติมไปด้วย
    • จงอย่าหลบหนีหายไปจากที่แสดงโปสเตอร์

ลิงก์ที่เกี่ยวข้อง: